各教學院：

為及時準確做好2023屆畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞工作，確保畢業(yè)生檔案完整、安全、無誤郵寄，現(xiàn)就畢業(yè)生學籍檔案整理、郵寄及電子學籍檔案填寫等相關工作通知如下：

一、歸檔時間

畢業(yè)生離校前。

二、歸檔學籍材料內(nèi)容

畢業(yè)生紙質(zhì)學籍檔案包括高中（專科）學籍、高考（專升本）檔案、高考準考證、入學通知書、體檢表、新生入學資格復查表、新生入學登記表、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、成績單、學士學位審批表、學生在校期間學籍異動相關證明材料、各類表彰登記表、各類獎學金登記表、處分材料及解除處分材料、學生實習總結(jié)、軍訓鑒定表、在校期間應征入伍服兵役的相關材料、考生電子檔案信息紙質(zhì)材料、團員檔案材料等。

黨員檔案材料按照學校組織部相關要求辦理。

三、電子檔案填寫

（一）畢業(yè)生填寫

5月10日前，畢業(yè)生登錄電子檔案系統(tǒng)，完成本人電子檔案填寫工作，具體填寫步驟如下：

第一步：瀏覽器打開鏈接：https://xg.nyist.vip；

第二步：點擊“學籍檔案”卡片，進入檔案填報系統(tǒng)；

第三步：點擊“開始填報”按鈕或上方導航欄“檔案填報”，開始逐個填報列表內(nèi)相關事項，填寫完畢后提交，（注：本系統(tǒng)推薦使用Chrome瀏覽器，不兼容IE9以下版本）。

第四步：填寫完畢確認無誤后，點擊“提交檔案”（如暫時沒寫完整，可點擊“暫存”功能）。

第五步：待輔導員審核后，學生在“我的檔案”中，點擊“下載”，正反打印、粘貼照片并簽名后，以班為單位收齊交給輔導員老師。

學生電子檔案填報操作說明：

https://www.yuque.com/docs/share/8f627cf0-abde-4ffd-b0f3-e33fd737256b或進入系統(tǒng)后通過上方導航欄“使用幫助”打開進入手冊。

（二）輔導員審核

5月15日前，畢業(yè)生輔導員登錄電子檔案系統(tǒng)，對畢業(yè)生填寫的電子檔案進行審核。

第一步：瀏覽器輸入網(wǎng)址：https://xg.nyist.vip/XMAdmin；

第二步：掃描二維碼，進入智慧學工系統(tǒng)；

第三步：點擊左側(cè)菜單欄“電子學籍”即可進行學生檔案管理界面，輔導員可在此功能下處理學生已提交學籍檔案審批工作，主要功能操作：檔案檢索、預覽查看、檔案審核、批量審核、批量打印。

《教職工用戶手冊》：

https://www.yuque.com/docs/share/0c6ac394-99df-41a4-9d4f-e4df4ac54965?# 。

四、學籍檔案歸檔

5月16日—5月20日，畢業(yè)生自行從電子檔案系統(tǒng)中下載，用A4紙正反打印，簽名完善后以班為單位交給輔導員老師。

5月21日—6月中旬，各學院收齊學生學籍材料并加蓋學院公章后，統(tǒng)一到學生處加蓋學籍檔案專用章，裝入學生個人學籍檔案。

五、學籍檔案郵寄

1.畢業(yè)生檔案采用國內(nèi)標準快遞（EMS）郵寄，學生處負責聯(lián)系郵政局工作人員到各教學院郵寄畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生到機關、國有企事業(yè)單位就業(yè)或定向招生就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或定向單位；到非公單位就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)地或戶籍地公共就業(yè)人才服務機構(gòu)；暫未就業(yè)的，檔案可轉(zhuǎn)遞至戶籍地公共就業(yè)人才服務機構(gòu)，也可根據(jù)畢業(yè)生本人申請，將其檔案在學校保留兩年，兩年期滿后畢業(yè)生未申請轉(zhuǎn)遞的，轉(zhuǎn)遞至戶籍地公共就業(yè)人才服務機構(gòu)。各學院按照檔案轉(zhuǎn)遞地址認真填寫《XX學院2023屆非南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案郵寄信息統(tǒng)計表》（見附件1）。

2.報到證地址為南陽地區(qū)的學生檔案，各學院整理密封后，填寫《XX學院2023屆南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案移交信息統(tǒng)計表》（見附件2），連同學籍檔案統(tǒng)一交至學生處檔案室，由檔案室負責轉(zhuǎn)交至南陽市人才交流中心。

3.升學檔案：考取專升本的同學，持所錄取學校的錄取通知書到各自輔導員處登記郵寄地址，由學院統(tǒng)一郵寄；考取研究生的畢業(yè)生持所錄取學校開具的調(diào)檔函，由輔導員按照調(diào)檔函上的要求辦理檔案轉(zhuǎn)寄；以上情況輔導員均需在附件1中做好記錄。

4.因各種原因無法郵寄的檔案，各學院收集齊全并填寫《XX學院2023屆畢業(yè)生留校學籍檔案移交表》（見附件3），盡快移交至學生處學籍檔案室保存。

六、相關要求

1.學籍檔案是學生個人高中階段和大學階段政治面貌、學習經(jīng)歷的記錄，是學生畢業(yè)后人事管理和服務的依據(jù)，更是做好畢業(yè)生工作的重要環(huán)節(jié)。各教學院要高度重視，指定專人負責，在畢業(yè)生學籍檔案收集、整理、郵寄過程中，要嚴格遵守檔案工作的有關規(guī)定，做好保密工作，保障檔案材料的安全；要與入學時檔案認真核對，確保檔案材料完整，謹防材料重復、錯裝漏裝等。

2.各教學院要按照日程安排，統(tǒng)籌安排畢業(yè)生學籍檔案相關工作，要通過畢業(yè)生教育等途徑增強畢業(yè)生對學籍檔案整理、寄遞、接轉(zhuǎn)工作重要性的認識。

3.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，材料應對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備，由學生檔案形成部門按規(guī)定加蓋公章或個人署名，并注明形成材料的時間。

附件：

1.XX學院2023屆非南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案郵寄信息統(tǒng)計表

2. XX學院2023屆南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案移交信息統(tǒng)計表

3. XX學院2023屆畢業(yè)生留校學籍檔案移交表

學生處

                               2023年5月4日