為規(guī)范學(xué)生學(xué)籍檔案管理，推進(jìn)在校生電子檔案工作信息化進(jìn)程，現(xiàn)就我校開(kāi)展學(xué)生電子檔案填寫(xiě)及紙質(zhì)檔案歸檔工作安排如下：

一、填報(bào)對(duì)象及內(nèi)容

我校全日制在讀學(xué)生。2022級(jí)新生僅填寫(xiě)《南陽(yáng)理工學(xué)院新生入學(xué)登記表》，其他年級(jí)學(xué)生填寫(xiě)2021—2022學(xué)年的《南陽(yáng)理工學(xué)院學(xué)生學(xué)年鑒定表》。

二、填報(bào)時(shí)間

2022年11月1日至11月10日，11月10日后檔案填報(bào)系統(tǒng)關(guān)閉。

三、操作步驟

（一）學(xué)生填寫(xiě)

學(xué)生本人登陸“南陽(yáng)理工電子學(xué)籍系統(tǒng)”，按系統(tǒng)要求仔細(xì)填寫(xiě)完善個(gè)人電子檔案信息，并對(duì)填報(bào)電子檔案信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

第一步：瀏覽器打開(kāi)鏈接：https://xg.nyist.vip；

第二步：點(diǎn)擊“學(xué)籍檔案”卡片，進(jìn)入檔案填報(bào)系統(tǒng)；

第三步：點(diǎn)擊“開(kāi)始填報(bào)”按鈕或上方導(dǎo)航欄“檔案填報(bào)”，開(kāi)始逐項(xiàng)填報(bào)列表內(nèi)相關(guān)事項(xiàng)，填寫(xiě)完畢后提交，（注：本系統(tǒng)推薦使用Chrome瀏覽器，不兼容IE9以下版本）。

第四步：填寫(xiě)完畢確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“提交檔案”（如暫時(shí)沒(méi)寫(xiě)完整，可點(diǎn)擊“暫存”功能）。

第五步：待輔導(dǎo)員審核后，學(xué)生在“我的檔案”中，點(diǎn)擊“下載”，A4紙正反打印、粘貼照片并簽名后，以班為單位收齊交給輔導(dǎo)員老師。

學(xué)生電子檔案填報(bào)操作說(shuō)明：

https://www.yuque.com/docs/share/8f627cf0-abde-4ffd-b0f3-e33fd737256b或進(jìn)入系統(tǒng)后通過(guò)上方導(dǎo)航欄“使用幫助”打開(kāi)進(jìn)入手冊(cè)。

（二）輔導(dǎo)員審核

第一步：瀏覽器輸入網(wǎng)址：https://xg.nyist.vip/XMAdmin；

第二步：掃描二維碼，進(jìn)入智慧學(xué)工系統(tǒng)；

第三步：點(diǎn)擊左側(cè)菜單欄“電子學(xué)籍”即可進(jìn)行學(xué)生檔案管理界面，輔導(dǎo)員可在此功能下處理學(xué)生已提交學(xué)籍檔案審批工作，主要功能操作：檔案檢索、預(yù)覽查看、檔案審核、批量審核、批量打印。

《教職工用戶(hù)手冊(cè)》：

https://www.yuque.com/docs/share/0c6ac394-99df-41a4-9d4f-e4df4ac54965?# 。

四、材料歸檔要求

1.2022級(jí)新生（含專(zhuān)升本）在系統(tǒng)中只需填寫(xiě)“新生入學(xué)登記表”，輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)將高中/專(zhuān)科學(xué)籍、高考檔案、錄取通知書(shū)、準(zhǔn)考證、新生入學(xué)登記表（加蓋公章）、2022級(jí)新生入學(xué)資格復(fù)查表（加蓋學(xué)院公章）、學(xué)生體檢表等材料裝入新生檔案袋；其他年級(jí)學(xué)生在系統(tǒng)中填寫(xiě)2021—2022學(xué)年“學(xué)年鑒定表”，打印并加蓋公章后裝入學(xué)生個(gè)人檔案。

2.使用電子檔案系統(tǒng)后，學(xué)生處不再印發(fā)紙質(zhì)材料，學(xué)生自行從電子檔案系統(tǒng)中下載并正反打印，以班為單位交給輔導(dǎo)員老師。

3.輔導(dǎo)員老師負(fù)責(zé)督促并審核學(xué)生填報(bào)的個(gè)人電子檔案信息；學(xué)生紙質(zhì)檔案材料收齊加蓋公章后裝入學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案。

學(xué)生處

2022年10月31日